יש לכם אירוע בקרוב? חושבים להיעזר בחברת הפקה להקמת האירוע? אתם לא חייבים. בשביל לארגן אירוע עצמאי אתם צריכים להקדיש לא מעט זמן, אבל זה יכול לחסוך לכם לא מעט כסף. ריכזנו לפניכם את כל הטיפים להקמת אירוע פרטי.
האם כדאי חברת הפקה?
חברת הפקה יכולה מאוד להועיל לכם בתהליך, אבל זה לא חובה. התפקיד של חברת הפקה הוא מאוד פשוט, לארגן את כל האירוע בשבילכם. חברת הפקה עוזרת לכם להתאים את אופי האירוע לקהל היעד בהתאם לתקציב שלכם. ללא חברת הפקה תהיה לכם הרבה יותר עבודה, אבל מי שיודע לעבוד בצורה מסודרת ואוהב לארגן אירועים יכול מאוד להנות מזה. כאשר אתם בוחרים חברת הפקה היא מתאמת ביניכם ובין הספקים, יש לא מעט חברות הפקה אשר פועלות עם ספקים מסוימים, ככה שזה יכול להגביל אתכם.
צעד אחרי צעד
הדבר הראשון שאתם צריכים לעשות למטרת ארגון האירוע הוא למעשה לדעת איפה האירוע עומד להיות וכמה אנשים עומדים לשהות בו. ללא כל המידע הזה יהיה לכם מאוד קשה לבחור ספקים. כעת אתם צריכים לחשוב מהו הקונספט של האירוע, תוכלו להתאים את הקונספט בהתאם לסוג האירוע. האם מדובר על אירוע בת מצווה? חתונה? מסיבת רווקים וכן הלאה. ברגע בו אתם יודעים את כמות המוזמנים ואת מקום האירוע אתם כבר יכולים לחשב עלויות פחות או יותר.
הצעד הבא שלכם הוא לבחור את ספק האוכל, אם צריך בכלל. כאשר מדובר על כמות קטנה של אנשים (מתחת ל-30), אתם יכולים להכין אוכל באופן עצמאי או להזמין אוכל מוכן. עם זאת, אם אתם רוצים להשקיע באירוע מעט יותר נהוג לעשות דוכן אוכל. תוכלו להזמין דוכן אוכל אך עליכם לדעת שהמחיר נע בין 70 ש”ח לראש ועד 300 ש”ח לראש. בחירת האוכל צריכה להיות מחושבת, עליכם לדעת האם יש אלרגיות מסוימות, טבעונים וכן הלאה. כמו כן, ברגע בו אתם מזמינים אוכל כמו בשר או דגים, זה אוטומטית מייקר את האירוע.
עיצוב זה הכל
לאחר שיש לכם פחות או יותר את הבסיס של האירוע שלכם, כעת עליכם להתחיל לחשוב על איך יראה האירוע. כפי שאתם בוודאי יודעים, היום הכל עולה לרשתות החברתיות, אנשים אוכלים עם העיניים. לכן, עליכם לדעת להתאים את עצמכם למודרניזציה. עליכם לבחור עיצוב אשר גם יהיה בתקציב שלכם וגם יהיה ייחודי. העיצוב יכול להתאים למקום בו אתם נמצאים. לדוגמא, אם בחרתם להקים אירוע במקום חיצוני שנראה מעט כפרי, תוכלו לבנות את העיצוב שלכם על סמך המקום בו אתם שוהים.
קחו בחשבון, עלויות עיצוב הן עלויות שיש לשקלל כבר בהתחלה, המחירים יכולים להיות מאוד יקרים בתחום העיצוב. תוכלו גם לשכור שירות של מעצבת אירועים אשר תוכל למעשה לעזור לכם לבנות קונספט לאירוע ולדאוג לעיצוב מרשים מאוד. אופי האירוע לא משנה, יכול להיות שמדובר על אירוע מצווה או כנס עובדים.
התאמה לקהל היעד
אחד הדברים החשובים שחייבים להנחות אתכם מתחילת האירוע ועד סופו הוא קהל היעד שלכם. בכל צעד שאתם עוברים עליכם לבדוק האם זה באמת מתאים לקהל היעד, איך אתם גורמים למי שמגיע לאירוע שלכם להנות עד תום. לדוגמא, אם מדובר על אירוע לילדים, תוכלו באופן פשוט מאוד גם לשכור מתנפחים, מה שיהפוך את האירוע להרבה יותר מעניין, ואם מדובר על אירוע של הורים וילדים יחד, יהיה שקט לשני הצדדים.
כמה עולה לארגן אירוע?
המחיר אותו תשלמו עבור ארגון אירוע באופן עצמאי מאוד משתנה. בדרך כלל, אם תעשו את הבחירות הנכונות תוכלו לעמוד בתקציב זול יותר מאשר התקציב עם חברת הפקה. עם זאת, תזכרו שיש לכם גם הרבה על הראש כאשר אתם פונים לארגון עצמאי. המחיר אותו תשלמו נקבע כמחיר לפי ראש, ככה נהוג לחשב מחירי אירוע. כאשר מדובר על אירוע פרטי שהוא בין חברים אתם גם יכולים לבקש מכל מוזמן לשלם עבור עצמו או לפחות באופן חלקי. המחיר לאדם יכול לנוע בין 120 ש”ח ועד 460 ש”ח ומעלה לכל האירוע כולו.
