העולם שבו אנחנו חיים הופך לדיגיטלי, וכיום יש עסקים רבים המתנהלים באופן דיגיטלי מקצה לקצה. בעסקים רבים משתמשים בתוכנות מקוונות כדי לייעל את העבודה, לשפר ביצועים, להעניק שירות טוב יותר ללקוחות ועל מנת לחסוך זמן ומשאבים. מערכת חתימה ירוקה מתאימה לכל עסק המחתים לקוחות וספקים על טפסים והסכמים שונים, זו מערכת מקוונת חכמה ומתקדמת טכנולוגית המעניקה יתרונות רבים לבעלי העסקים, והיא מתממשקת עם תוכנות אחרות הנמצאות בשימוש מנהלי ועובדי החברה. מהי מערכת חתימה ירוקה לעסקים? למי זה מתאים? למה כדאי להשתמש במערכת? כל התשובות בהמשך הכתבה.
מי משתמש במערכת חתימה ירוקה?
חוק חתימה אלקטרונית, התשס”א-2001, נועד להסדיר את השימוש בחתימה דיגיטלית. החוק מעגן את האפשרויות הטכנולוגיות לחתימה אלקטרונית בעזרת אמצעים אלקטרוניים ומסדיר את השימוש בחתימה דיגיטלית מאובטחת ומאומתת. החוק מסדיר גם את הדרישות ממערכות התוכנה המשמשות לצורך הפקת מסמכים וטפסים מקוונים לחתימה מרחוק. באופן כללי, מערכת חתימה ירוקה מתאימה לכל העסקים, כולל עסקים קטנים ובינוניים, לחברות בע”מ, לתאגידים ולארגונים גדולים ומובילים. בין השאר, מערכת חתימה ירוקה לעסקים מתאימה למשרדי עורכי דין, רואי חשבון, אדריכלים, חברות ביטוח, בתי השקעות, מוסדות ועוד. המערכת מתאימה לכל עסק, קטן או גדול, בו משתמשים במסמכים וטפסים המחייבים חתימה של הלקוחות, והמערכת תומכת גם בהחתמת עובדים על טפסים מקוונים כמו טופס 101 ו טופס 116 (תיאום מס) .
למה לעבור לטפסים דיגיטליים?
ראוי לציין כי המושג חתימה דיגיטלית אינו חדש בעולם העסקי, אך תקופת הקורונה האיצה את המעבר לטפסים הדיגיטליים ולהטמעת מערכות המאפשרות להחתים לקוחות מרחוק. המעבר לטפסים דיגיטליים הוא צו השעה בכל העסקים והארגונים, זהו פתרון נוח, מתקדם טכנולוגית ויעיל שנועד לייעל ולשפר את תהליכי העבודה בעסקים ובארגונים, לחסוך זמן עבודה, להימנע מטעויות אנוש ולשפר את שירות הלקוחות. בחירה נכונה של מערכת חתימה ירוקה לעסקים מבטיחה יתרונות רבים ומשמעותיים לעסק, למשל:
- ייעול תהליכי עבודה שוטפים בעסק.
- ניהול מסמכים יעיל בדיגיטל.
- תדמית של עסק ירוק השומר על הסביבה.
- חיסכון בעלויות (נייר, טונר למדפסת, מעטפות, בולים, שירות משלוחים וכו’).
- חוויית שירות מתקדמת ללקוחות העסק.
- אפשרות לנהל סבב חתימות מהיר ונוח, בלי לרדוף אחר אנשים.
איך זה עובד?
באמצעות השימוש במערכת חתימה ירוקה עוברים לטפסים דיגיטליים ומייעלים את העבודה בעסק. המערכת המקוונת מאפשרת להכין טופס דיגיטלי עם שדות למילוי, ולאחר הפקת הטופס בוחרים את אנשי הקשר ובלחיצת כפתור שולחים להם קישור מאובטח למייל (דואר אלקטרוני) או לנייד (SMS או הודעה בוואטסאפ). הלקוח (נמען) פותח את הקישור באמצעות הטלפון הנייד, הטאבלט או המחשב, ההודעה כוללת קישור למסמך שיש לחתום עליו, ולאחר החתימה העסק יכול לבדוק את המסמך ולהמשיך בטיפול. חשוב לציין כי מערכת חתימה ירוקה מונעת את הצורך להגיע לבית העסק כדי לחתום על מסמך חשוב כמו הסכם רכישה, כך לא מטרטרים את הלקוחות החשובים ומעניקים להם חוויית שירות מצוינות.
מערכת מתקדמת בהתאמה אישית
כאשר בוחרים מערכת חתימה מרחוק על מסמכים דיגיטליים יש לוודא כי המערכת מתממשקת עם תוכנות אחרות הנמצאים בשימוש העסק. מומלץ לבחור מערכת חתימה ירוקה בהתאמה אישית הכוללת גישה ל-API, וכך ניתן לחבר את התוכנה המקוונת לאתרי אינטרנט, למערכות מידע, למערכות לניהול קשרי לקוחות, למערכות להפקת חשבוניות דיגיטליות ועוד. לסיכום, מערכת חתימה מרחוקה עומדת בדרישות החוק היא מוצר חובה לעסקים, חברות וארגונים מכל הסוגים. המערכת משפרת את ביצועי העסק, משדרגת את חוויית הלקוח וחוסכת זמן ומשאבים.
