רוצים לחסוך זמן וכסף – אלה הטפסים שאפשר למלא דיגיטלית

לעסקים וארגונים המעוניינים לחסוך הרבה זמן וכסף כדאי להכיר את המערכות השונות של חתימה דיגיטלית, המאפשרות למלא ולחתום על שורה ארוכה של טפסים אונליין, ללא צורך בניירת וכל ההתעסקות הקשורה בה. בשורות הבאות נביא מספר דוגמאות לטפסים שאותם ניתן למלא ועליהם אפשר לחתום דיגיטלית.

טופס 101 דיגיטלי

אז מה זה טופס 101 דיגיטלי? מדובר בדיוק באותו הטופס שהעובדים ממלאים בתחילת ההעסקה, בתחילת שנת המס ובעת שינויים בפרטים אישיים, המוגש לרשות המיסים לצורך תחשיב המס. ישנן מערכות שבהן כבר קיים טופס 101 מקוון מובנה, וישנן מערכות המאפשרות להמיר את הטופס הקיים על מחשבי הארגון לכדי טופס 101 דיגיטלי. את הטופס ניתן להעביר לכל כמות של עובדים בלחיצת כפתור, והמילוי נעשה דרך המחשב או המכשיר הנייד, עם חתימה באצבע או בעכבר.

טופס 116 דיגיטלי

אפשר גם להפוך טופס 116 לכדי טופס דיגיטלי. הוא נועד לשכירים העובדים ביותר ממקום אחד ומוגש לפקיד השומה לצורך תיאום מס, ובלעדיו תהיה חבות מס הרבה יותר גבוהה לכלל המשכורת. ניתן למלאו בכל עת לאורך שנת המס ויש בו פרטים רבים לגבי העובד, בן הזוג שלו, הילדים, סוג וגובה ההכנסה, מיסים שנוכו, נקודות זיכוי, הצהרת נכונות הפרטים ועוד. שוב, ניתן להמיר את הטופס הזה תוך מספר שניות מקובץ PDF או וורד לכדי טופס מקוון. כמו עם טופס 101 דיגיטלי גם כאן המערכת כופה שדות חובה, פותחת וסוגרת שדות על פי הפרטים שמולאו, ומאפשרת לצרף מסמכים ואישורים נלווים – כולל בצילום מהמכשיר הנייד.

הזמנות רכש דיגיטליות

לצד טפסים הקשורים לקליטת וניהול העובדים, החל בחוזה העסקה ועד לשיוכים לקופות גמל, אפשר גם להמיר לדיגיטל טפסים הקשורים בניהול הזמנות ורכש והוצאות. למעשה, מדובר בכל טופס סטנדרטי המשמש להוצאת הזמנות, וניתן גם לשנות טפסים קיימים במערכת. בנוסף, כמו בשאר הטפסים ניתן ליצור סבבי חתימות מנוהלים, למשל סבב מקביל שבו כל הגורמים הרלוונטיים חותמים בזמנם, או סבב טורי שבו קודם גורם א’ חותם ורק לאחר מכן גורם ב’, גורם ג’ וכן הלאה.

מגוון רחב של טפסים נוספים

מלבד האמור לעיל, חתימה דיגיטלית מתאימה לעוד שורה ארוכה של טפסים בהתאם לצרכי הארגון או העסק. לדוגמא, ניתן להשתמש בה לצורך טפסי הרשאות חיוב מרחוק, הסכמים לקבלת שירות, עבודה מול ספקים, טפסי אישור ועוד. יש לציין כי בכלל הטפסים ניתן להשתמש בהגדרות שונות, כגון קבלת התראה מוקדמת על מועד מוגדר לשליחת טופס, שליחה אוטומטית של טפסים במועדים קבועים, וכדומה.