המצב החדש הזיז לכולנו את הגבינה. השגרה, האירועים, התכנונים שקבענו מבוטלים או נדחים למועד עתידי לא ידוע. הלחץ של העובדים וגם שלנו כמנהלים גובר. יותר ויותר עובדים נכנסים לבידוד שוב ושוב. וככל הנראה השגרה רחוקה מתמיד.
הצלחת כל ארגון מבוססת על ההון האנושי של הארגון, וכשרוב העובדים עובדים מהבית או עבודה היברידית חצי מהבית חצי במשרד מחובתנו כמנהלים לשמור על קשר יציב עם העובדים שלנו ולא להכריז על כישלון בגלל מצב , שהוא אמנם לא מצב רגיל או מצב שניתן לפתור במיידי- אך הוא עדיין מצב זמני.
לעבודה מרחוק יש כמה חסרונות עיקריים והם:
אל תתנו לחסרונות האלה להשתלט על המצב, בעזרת חמישה טיפים בניהול מרחוק:
- בניית תשתית ניהולית
אפיון מחדש לתפקידים ולמשימות חשובות שניתן לבצע מרחוק והגדרת דרכי מדידת תפוקה ותועלת. חשוב לאפשר גמישות ועצמאות בהגדרת המשימות שיבוצעו מרחוק.
אם טרם עברתם, זה הזמן לאמץ ניהול על פי תפוקות ברורות ומדידות, הסכמת שני הצדדים לקריטריונים קובעים.
שמירה על תקשורת ניהולית רציפה וחיבור העובדים לתמונה הרחבה – עדכונים, שינויים, ישיבות, פגישות טלפוניות או בזום בשעות שנקבעו מראש.
2. עיצוב תרבות ארגונית התומכת בעבודה מרחוק,
בניית תקשורת בלתי פורמלית ודו כיוונית של פתיחות, אמון, ותמיכה חברתית- ניתן לייצר יותר ויותר הזדמנויות וירטואליות לעבודה משותפת.
3. הדגשת גבולות ברורים לשעות עבודה המטרה היא ליצור איזון בית-עבודה מיטבי ולמנוע שחיקה.
מועדי פגישות בטלפון ובזום
מידת זמינות העובד לצורך מענה למיילים, הודעות ושיחות.
4. ניהול שגרות עבודה ליצירת מסגרת עבודה תוך לקיחת בחשבון את מטרות הארגון.
יצירת לו”ז שבועי קבוע הכולל פגישות קבועות לניהול משימות ובקרה, סנכרון ותיאום תוך צוותיים ובין ממשקים, ומתייחס אל את הרמה הניהוליות, צוותיות וארגוניות.
פגישת סיכום ועדכונים כל יום בסוף יום העבודה בשעה קבועה
קביעת שלושה אלמנטים בכל פגישה שלא ניתן לפספס
פגישות זום רק עם מי שחובה שישתתף בכדי לא להעמיס על השאר.
5. שימוש בתוכנות ומערכות טכנולוגיות חינמיות או בתשלום מנוי חודשי לצורך ייעול עדכון ביצוע המשימות ומעקב יעיך אחריהן. תוכנות כגון מאנדיי, טאנדם, טרלו , מיינד מאפ ועוד.
בזמן העבודה מהבית חשוב ביותר לשמור על שני עקרונות עיקריים והם- ניהול מעקב מקצועי ויעיל, וקיום תקשורת רציפה ומחברת עם העובדים.
ניהול מעקב מקצועי ויעיל כולל מיפוי מחדש של כל המשימות ותיעדוף שלהן. כמו כן יש צורך להגדיר תפקידים ופעולות מחדש מול כל עובד בנפרד כולל שגרת עבודה יומית ושבועית. התקשורת עם העובדים צריכה להיות קבועה ועקבית באמצעי תקשורת מוסכמים מראש ונוחים לשני הצדדים. על התקשורת להיות גם מקצועית ועסקית וגם התעניינות והקשבה אמיתית לצרכי העובד.
החזרה יכולה להיות בזמן הקרוב או בעתיד הרחוק יותר, והיא יכולה להיות לתנאים זהים לאלה שהיו קודם לכן או לשגרה חדשה לגמרי. החוכמה היא לתכנן ולפעול בהתאם וכמובן, לשמור על אופטימיות.
היבא חלבי- יועצת לניהול ואסטרטגיה, WEWIN– ייעוץ ניהולי לעסקים וארגונים
